Раздаточные материалы на корпоративе
Раздаточные материалы на корпоративе
Раздаточные материалы являются неотъемлемой составляющей любого ивента сегодня, причем составляющая эта имеет для конечного результата очень большое значение.Представить современное специальное мероприятие без тех или иных раздаточных материалов практически невозможно.В то же время работа по разработке и созданию действительно качественной и эффективной раздатки - это крайне сложный процесс, имеющий огромное количество всевозможных нюансов, как, впрочем, и большинство других элементов, составляющих комплекс под названием событийный маркетинг.
В настоящей серии статей речь пойдет как раз о раздаточных материалах как составляющей специального корпоративного мероприятия и о важных моментах, связанных с их разработкой и использованием.
Начнем с пары общих слов.
Итак, с раздаткой в различных ее формах мы сталкиваемся практически на каждом ивенте, будь то небольшой корпоративный семинар или же международная выставка или конференция.
Понятно, что в разных случаях с помощью раздаточных материалов компании решают примерно одни и те же задачи, но об этом чуть ниже.
Пока же необходимо понять, что, на самом деле, является раздаткой, а что не является.
Сам термин "раздаточные материалы" подразумевает некие материалы, которые мы раздаем, в нашем случае, посетителям во время проведения специального мероприятия, и под временем проведения здесь понимается не фактические часы его работы (стадия at-event), а еще стадии pre-event и post-event.
Те же самые приглашения, те же самые брошюры по итогам, те же самые сувениры и подарки, которые вручаются на финальном банкете, - это все является раздаткой.
Кроме того, существует еще великое множество видов раздаточных материалов, и для рассказа о них в рамках серии запланирована целая статья.
Даже ручки и блокноты, которые мы раздаем посетителям, чтобы обеспечить им комфортные условия для работы на деловом специальном мероприятии, являются раздаткой.
И здесь мы подходим к следующему вопросу: "Какие задачи решает раздатка?"
Если говорить в целом, то все они (задачи, решаемые раздаточными материалами) можно разделить на две категории: функциональные и маркетинговые.
С функциональными задачами все максимально прозрачно: ручками наши посетители пишут, в блокноты заносят важную информацию, с помощью приглашения узнают, что проект будет и что он из себя представляет, программки помогают ориентироваться в контенте ивента, какие-то сопроводительные материалы на обучающем семинаре или тренинге и вовсе являются must-have item, так как значительно облегчают процесс обучения.
Иными словами, практически любая раздатка имеет практическое применение, даже подарки: брелки, календари и прочее.
Любые раздаточные материалы - от подарков до листовок - имеют большое значение при проведении специальных мероприятий.
Любая брендованная вещь должна производить долгоиграющий эффект, то есть своей красочностью, функциональностью, необычностью и наполнением напоминать представителям целевой аудитории о самом мероприятии и продвигаемом бренде. И чем тщательнее на этапе подготовки проработан вопрос подарков и posm, чем качественнее произведен материал, тем ощутимее будет эффект его действия после ивента.
Маркетинговые задачи раздаточных материалов - вопрос более тонкий.
Здесь на первое место выходит бренд компании или бренд специального мероприятия, если мы можем говорить о том или ином event-проекте как о самостоятельном бренде.
Иными словами, любая раздатка ко всему прочему является также и носителем бренда нашей компании.
Именно поэтому подавляющее большинство event-экспертов и event-профессионалов крайне не рекомендуют экономить на описываемом элементе ивентов (лучше сделать меньше, но качественнее), ведь у посетителей мероприятия, организованного нами, наш бренд будет, в любом случае, тем или иным образом ассоциироваться с раздаточными материалами, которые они получили, использовали и, возможно, унесли с ивента с собой.
В итоге, с одной стороны, раздаточные материалы помогают нам донести до посетителей ту информацию, которую мы приготовили, произвести то впечатление, которое необходимо, и, с другой, работают на бренд, - именно в этом своего рода уникальность раздаточных материалов как маркетингового инструмента.
По-настоящему эффективно работающая раздатка возможна лишь, когда она разработана с учетом обеих категорий задач.
Ни в коем случае не следует ограничиваться лишь функциональной или маркетинговой составляющей.
А сейчас ,речь пойдет о различных видах раздаточных материалов во всем их многообразии.
Виды раздаточных материалов.
Когда только начинаешь разбираться в заявленной теме, становится понятно, что этих видов раздатки сегодня можно насчитать великое множество, и отметим, что квалифицировать те или иные раздаточные материалы не всегда легко.
К примеру, можно разделить все имеющиеся решения по циклам жизни или же по способу производства, или же по функциональной задаче. В любом случае, в рамках настоящей статьи мы никак не сможем достаточно детально рассказать вообще о каждом виде раздатке, поэтому остановимся лишь на тех, которые зарекомендовали себя наиболее эффективными и которые сегодня используются повсеместно.
Стадия pre-event
Самое очевидное, что приходит в голову мгновенно, когда мы только принимаемся говорить о раздаточных материалах для специальных мероприятий и стадии pre-event , это приглашения.
Действительно, в большинстве ситуаций уже работающий контакт нашего проекта с посетителями (не потенциальными, а реальными) начинается именно с приглашений. Да, узнать об ивенте они могут и из рекламы, но контактом это вряд ли назовешь.
Непосредственно приглашения могут быть самыми различными: от стандартных флаеров или открытки до чего-то более нестандартного и более креативного - в любом случае, подавляющее большинство event-экспертов скажет нам, что в том или ином виде, но приглашения должны иметься в рамках проекта обязательно. Существующая практика проведения специальных мероприятий в ряде случаев, если контент проекта не накладывает никаких ограничений, рекомендует наряду с приглашениями присылать посетителям некий набор вспомогательных раздаточных материалов.
Сюда, например, может относиться некая брошюра, в которой коротко и четко будет описана суть предстоящего ивента, плюс, возможно, приложить даже мультимедиа-носитель с презентацией.
Иными словами, и для организатора, и для посетителей будет лучше, если они (посетители) придут на мероприятие уже подготовленными.
Если же в рамках мероприятия планируются какие-то специальные акции, то и о них имеет смысл рассказать еще до начала.
В целом, для стадии pre-event по-настоящему обязательным айтемом (item) являются только приглашения; все остальное проходит, если позволяет бюджет, полезным бонусом, не более.
Стадия at-event
Здесь, на самом деле, все очень сильно зависит от формата мероприятия и его контента.
То есть, найти какое-то единое стандартное решение для набора раздаточных материалов на стадии at-event практически невозможно: для семинара он будет одним, а для конференции кардинально другим, что вполне логично.
Однако и у этих двух наборов найдутся общие моменты.
Во-первых, почти ни одно действительно комплексное и грамотно организованное специальное мероприятие не обходится без программки. Не смотря на такое название, она в нашем случае имеет мало общего с программкой из театра, быть может, только печатным форматом для некоторых проектов. Суть программки - максимально полно, но в то же время компактно, рассказать нашим посетителям о том, что будет на мероприятии, в какое время и так далее. Понятно, что чем масштабнее ивент, тем масштабнее программка. Но никогда нельзя забывать о том, что у посетителей не будет нескольких часов на то, чтобы вникнуть в несколько десятков тысяч знаков написанного; к сожалению, сегодня еще можно встретить программки ивентов, которые по своему объему напоминают скорее журналы. Если же требуется более развернутое описание контента проекта, то для этого всегда найдется место - к примеру, на официальном веб-сайте.
Если же обобщить, то примерный список видов раздатки, которые встречаются на стадии at-event наиболее часто, выглядит следующим образом:
• рекламная продукция - любой ивент, куда приходят потенциальные клиенты нашей компании, является отличной площадкой для распространения наших рекламных материалов, и главное тут - знать меру;
• вещи, необходимые для работы - если суть проекта предполагает какую-то работу со стороны посетителей (например, на семинаре или индустриальном круглом столе), то все необходимое для нее с технической точки зрения (ручки, блокноты и т.п.) должно быть предоставлено;
• СМИ мероприятия - этот вид раздаточных материалов характерен для больших проектов (выставок, конференций, которые длятся несколько дней, например);
• сопровождение контента ивента - под этой категорией понимается следующее: любое выступление, любая презентация (даже если весь ивент сводит к одному выступлению или к одной презентации) на специальном мероприятии, как нам скажут многие event-специалисты, должно обязательно сопровождаться раздаточными материалами соответствующего содержания;
• информационные материалы - сколько может быть всевозможных вариантов информационных материалов даже для какого-то одного ивентового формата, не сосчитать (любая полиграфия или мультимедиа-носитель, содержащий полезный посетителю контент, почти тут же попадает в эту категорию); отметим лишь тот момент, зачастую организаторы пытаются дать своим посетителям информацию, которая не совсем укладывается в рамки проекта (разные темы, разные целевые аудитории и т.д.), и это необходимо отслеживать еще на начальных стадиях работ по ивенту;
• подарки - эта категория раздатки является неотъемлемой частью современных ивентов, потому с помощью подарков можно решить немалое количество маркетинговых задач . Завершая часть о раздаточных материалах для стадии at-event, заметим, что некоторые из описанных видов раздатки могут быть актуальны и в рамках других стадий.
Иными словами, по некоторым из них нельзя точно определить временные рамки, и тут все будет зависеть от конкретной ситуации, в которой приходится работать.
Стадия post-event
С последней стадией работ по специальному мероприятию в плане раздаточных материалов все более-менее прозрачно: выбор инструментов у нас не сильно большой, и всегда есть несколько стандартных индустриальных решений, от которых можно отталкиваться. Итак, что нужно, чтобы закрепить результат ивента?
В первую очередь, материалы по итогам проекта. Сюда можно отнести несколько десятков форматов печатной и мультимедиа продукции от, к примеру, журнала конференции до видеозаписей выступлений участников семинара на электронном носителе.
Если же наш проект имеет четкий презентационный характер, то по его итогам имеет смысл вручить посетителям коммерческое предложение и нечто в этом роде, если позволяет контекст. Кроме того, вместе с материалами по итогам проекта очень часто бывает полезно (если стоит такая задача, разумеется) предоставить посетителям материалы об организаторе.
В качестве иллюстрации: допустим, мы устраивали презентацию нового товара нашего магазина. И на стадии post-event вместе с информацией о продукте на печатном носителе и коммерческим предложением стоит вручить посетителям и небольшую брошюру о самом магазине, чтобы дополнить общую картину, которая будет в голове у потенциальных клиентов во время принятия решения о покупке.
А сейчас мы поговорим о жизненном цикле раздаточных материалов, о практике их использования, и о стандартных ошибках, которые может допустить организатор в деле разработки и распространения раздаточных материалов на своем ивенте.
Жизненный цикл раздаток и распространенные ошибки организаторов ивентов.
А в качестве вступления отметим, что раздаточные материалы для специальных мероприятий - это такая область событийного маркетинга, где, пожалуй, наиболее просто найти и анализировать уже готовые и, добавим, крайне эффективные решения; достаточно, как вариант, посетить несколько по-настоящему статусных проектов. В то же время за яркой и блестящей формой/обложкой раздатки премиум-класса кто-то может не увидеть маркетинговой сути того или иного раздаточного материала. Если и говорить об ошибках, то именно этот просчет и является едва ли не самым опасным.
Эффективность раздатки напрямую не сканируется от средств, вложенных в ее производство (не разработку, а именно производство), и об этом следует помнить.
Жизненный цикл
В предыдущих статьях мы вскользь уже касались этой мысли, но сейчас повторим ее и детально разберем: в то время как наше специальное мероприятие всегда ограничено по времени работы точками его начала и его окончания, раздаточные материалы могут иметь гораздо больший срок жизни и, следовательно, больший срок эффективной работы на решение имеющихся задач. Именно поэтому подавляющее большинство event-специалистов рекомендуют разрабатывать любые раздаточные материалы таким образом, чтобы их актуальность для целевой аудитории не пропадала даже после окончания непосредственно проекта. Основная часть материалов «работает» до и во время мероприятия.
Это и приглашения, которые мы рассылаем гостям заранее и какие-то приятные сувениры и печатные материалы, которые дарятся во время ивента.
Но опять же повторюсь, задача Агентства - продумать все выдаваемые материалы таким образом, чтобы они напоминали об ивенте и тем самым работали на лояльность целевой аудитории к продвигаемому бренду. Идеальным вариантом будет такой разработанный подарок или раздаточный posm, который поддерживает не только коммуникацию локального ивента, но и всю основную коммуникацию бренда в рамках его продвижения на рынке. А это значит, что его можно будет использовать многократно". Другой вопрос, как этого добиться. Понятно, что раздатку, которая максимально завязана на решении сугубо технических задач в рамках специальных мероприятий, очень сложно сделать актуально и вне контекста проекта. Однако и это возможно при правильном подходе. Всего один пример для наглядности.
Представим, что нашей компанией проводится некий небольшой учебный семинар (целевая аудитория тут значения не имеет). Перед нами стоит задача создать такие раздаточные материалы, которые отвечали бы описанным чуть выше требованиям, сиречь продолжали бы работать и после окончания ивента.
Если, например, с подарками в данном случае все предельно ясно: их посетители уносят и пользуются ими в повседневной жизни и работе (ручки, брелки, календари и так далее), - то с теми же самыми информационными материалами все куда сложнее. Здесь очень много зависит от грамотного формирования контента материалов: если их содержимое будет полезно посетителю, ушедшему с ивента , то и срок жизни отдельного айтема (item) раздатки будет длиннее.
Ошибки и рекомендации
Часто в наших статьях, посвященных тому или иному компоненту механизма под названием специальное мероприятие, мы отмечаем, что единых решений практически не существует. Однако в случае раздаточных материалов это утверждение не совсем верно. Иными словами, всегда можно найти ряд рекомендаций, которые точно сработают.
Чем более долговременный контакт, тем лучше.
Политика простая, описанная в книжках по маркетингу - делайте все точки контакта с вашими аудиториями максимально яркими – креативными, используйте любой шанс запечатлеть себя в сознании ваших целевых групп, в том числе через то, что называется казенным словом - раздаточные материалы.
Что же касается распространенных ошибок в деле разработки и использования раздаточных материалов для специальных мероприятий, то и их хватает.
Если обобщить имеющуюся практику, то список наиболее часто встречаемых недочетов можно представить следующим образом:
• отсутствие бренда организатора (часто на раздаточных материалах присутствует лишь бренд непосредственно самого проекта, а компания-организатор никоим образом не упоминается);
• несоответствие качества и уровня раздаточных материалов уровню ивента;
• недостаточный или наоборот избыточный объем контента в информационных материалах;
• выбор подарков не по принципу поиска инструментов для решения задач, а просто «для того, чтобы было»;
• стопроцентно технические недоработки: к примеру, тираж привезен с опозданием, в качестве подарков используются бракованные изделия и так далее;
• непонимание организатором, какой раздаточный материал для каких целей используется.
Этот список можно было бы продолжать еще очень и очень долго, но мы лишь заметим, что большинство упомянутых ошибок можно тут же исключить всего лишь одной консультацией (а в лучшем случае – полноценным сотрудничеством) с компетентными профессионалами.
И в заключение добавим, что раздаточные материалы могут быть как крайне мощным маркетинговым оружием в арсенале нашей компании, так и главной причиной провала проекта, и главное тут – грамотный подход к каждой детали и к каждому этапу работ и вдумчивое, по месту применение уже существующих решений.
Автор: Анатолий Крысов
Источник: партнер EventUA : EventMarket - вся правда о мероприятиях
Отзывы и предложения:
Раздаточные материалы на корпоративе
EVENT КАТАЛОГ
EVENTотека
Кто первым украсил рождественскую елку
Сейчас, наверное, уже никто не может представить себе празднование Рождества и Нового года без елки. ⇒
Сейчас, наверное, уже никто не может представить себе празднование Рождества и Нового года без елки. ⇒
Праздничный бизнес как товар
Зачем покупателю нужен мой товар? Существуют области, в которых ответ на этот вопрос очевиден, однако праздничный бизнес к ним не относится… ⇒
Зачем покупателю нужен мой товар? Существуют области, в которых ответ на этот вопрос очевиден, однако праздничный бизнес к ним не относится… ⇒
