Двойной ивент, двойной менеджмент
Двойной ивент, двойной менеджмент
Одно и то же место, один и тот же организатор, одна и та же публика, один и тот же заказчик и … две совершенно разные вечеринки одна за другой. Этот фокус удалось провернуть ивент-агентству Elite Productions, значительно сэкономив деньги заказчика.Не самое лучшее место для организации мероприятий; тысяча с лишним требовательных гостей; высокие требования заказчика; скромный бюджет мероприятий.
Что будет делать ивент-агентство в этом случае?
Отказываться от крупного заказа?
Только не Elite Productions!
Агентство сумело превратить проблемный заказ в свое достижение, номинированное на крупнейшую награду в американской ивент-индустрии – Gala Award от журнала SpecialEvents.
Вошедшим в историю заказчиком стала компания Roth Capital Partners.
Планируемые мероприятия - две вечеринки в дополнение к конференции сотрудников компании, проходившей в отеле Ritz-Carlton в курортном калифорнийском городке Лагуна Нигель.
Аудиторией, соответственно, были служащие компании – энергичные и обеспеченные люди от 20 до 50.
Вечеринки, на которых предполагалось присутствие одних и тех же гостей, должны были разительно отличаться друг от друга.
Однако, учитывая, что в качестве места для их проведения была арендована парковочная площадка рядом с отелем, перед ивент-компанией стояла нелегкая задача создания атмосферы мероприятий практически из ничего.
Тем более что клиент в целях экономии бюджета потребовал использовать одну и ту же мебель для обоих мероприятий.
Вопрос с созданием ивент-пространства на парковочной площадке решился с помощью тента размером 30 на 60 метров.
Теперь можно было приступить к решению главной проблемы – создать такую концепцию дизайна мероприятий, которая позволила бы повторно использовать мебель и элементы декора совершенно в разных контекстах и стилях. Президент Elite Productions Лили Шадаб вспоминает, что после долгих раздумий было решено остановиться на идее создания двух зон отдыха: мягкие пуфики, диванчики, низкие столики.
Вся мебель была подобрана так, что ее можно было собирать как конструктор из отдельных элементов. Благодаря различным конфигурациям мебели и разной палитре формируется разное пространство, тематически связанное с развлекательной программой мероприятия.
В первую ночь атмосферу создавали юные и бесшабашные тусовщики из Good Charlotte, вторую ночь сделали неповторимой ветераны британского рока The Cult.
Соответственно, первое мероприятие целиком было выдержано в белом колорите – начиная от внутренних стенок тента и заканчивая чехлами на мебели.
В первый вечер все было белым: изящный интерьер, столики с белыми скатертями, букеты фуксии и танджерина. Дополнительные цветовые акценты добавляли яркие диванные подушки и подвесные поддоны из плексигласа, на которых располагались огромные шарообразные цветочные букеты.
Для второго вечера использовалась вся та же мебель, только в этот раз она стала черной.
Организаторы заранее обзавелись мебельными чехлами из черной ткани с оттенком французского дамаска. Освещение, которое предыдущей ночью было дискотечно-неоновым, заставляющим белый цвет переливаться всеми оттенками радуги, теперь было настроено на глубокий синий и фиолетовый цвета.
Используя те же подвесные точки, что и прошлой ночью, ивент-команда заменила плексиглас на подносы с эффектом закопченного стекла, а также добавились подвесные канделябры со светоотражающими кристаллами.
По мнению Лили Шадаб, президента Elite Productions, секрет успеха состоял в том, чтобы точно определиться, что должно поменяться между двумя вечеринками, а что должно остаться неизменным.
Например, в дополнение к выступлениям хэдлайнеров мероприятия, были запланированы дополнительные номера-завлекалочки, которые делали вечер более насыщенным.
Например, задачей девушек из подтанцовки было зажечь аудиторию и пригласить всех к танцу.
В первую ночь танцовщицы были одеты в костюмы школьных групп поддержки с пушистыми помпончиками, во вторую они предстали в черных и фиолетовых оттенках андеграундного стиля.
Их представление не могло не понравиться преимущественно мужской аудитории.
Хитом обоих вечеринок стал авто-бар. По залу путешествовал маленький грузовичок, который в первый вечер развозил холодные закуски из меню отеля Ritz-Carlton.
На второй вечеринке кейтеринг был доверен местной компании Pamplemousse Grille, которая приготовила горячие бутерброды и картошку-фри.
Но, конечно же, если бы дизайнеры основательно не поработали над преображением парковочной площадки, на которой происходил ивент, ни горячие бутерброды, ни еще более горячие танцовщицы, не помогли бы.
Ивент-дизайнеры не только скрыли неприглядные сооружения для взимания платы за парковку, но и превратили их в элементы декора, установив поверх них пустотелые колонны.
Деревья, которые размещались на площадке, были украшены разноцветными огоньками.
«Люди думали, что это все – часть дизайна, - вспоминает Лили, - Они спрашивали: как вам удалось установить здесь эти деревья?».
Одной из сложностей при организации этих мероприятий было то, что в связи с использованием участка, находящегося в муниципальной собственности – парковки – необходимо было пройти долгий и сложный процесс получения разрешений, страхования, утверждения…
Учитывая, что окончательное решение о месте проведения мероприятий было принято заказчиком за два месяца до запланированной даты, бюрократические проволочки были дополнительной головной болью для ивент-менеджера.
«Если бы я знала заранее, какие проблемы меня ждут на этом пути, я настояла бы, чтобы клиент определился раньше».
Тем не менее, парковочная площадка оказалась весьма удачным вариантом.
Она располагалась близко к отелю, где проходила конференция, а значит, гостям достаточно было перейти дорогу, чтобы оказаться на запланированной вечеринке.
Это уменьшило необходимость в дополнительных транспортных расходах и увеличило вероятность того, что большинство гостей примут участие в обоих мероприятиях.
В целом, с высоты своего обширного ивент-менеджерского опыта Лили Шадаб оценивает обе вечеринки как весьма успешные мероприятия.
Основным ключом к успеху, по ее мнению, было детальное планирование мероприятия: «После стольких лет в ивент-бизнесе понимаешь ценность умения оказываться вовремя и кстати.
Коммуникация, умение понять желания клиента и увязать это в план мероприятия – главное в нашем деле».
По материалам: specialevents.com
Автор:Ирина Шаповалова
Источник: партнер EventUA : EventMarket - вся правда о мероприятиях
| 03 ноября 2008 23:31 Гость | цитировать #1 |
 интересно...:неужели для Спешл Ивент это действительно показалось гениальным??? Ведь для агентства с опытом проведения мероприятий любого уровня не проблема найти похожее решение...тем более, что для нас сейчас очень стало модно слово "концепция", которое, к сожалению, не всегда воспринимается правильно!  |
Отзывы и предложения:
Двойной ивент, двойной менеджмент
EVENT КАТАЛОГ
EVENTотека
Кто первым украсил рождественскую елку
Сейчас, наверное, уже никто не может представить себе празднование Рождества и Нового года без елки. ⇒
Сейчас, наверное, уже никто не может представить себе празднование Рождества и Нового года без елки. ⇒
Праздничный бизнес как товар
Зачем покупателю нужен мой товар? Существуют области, в которых ответ на этот вопрос очевиден, однако праздничный бизнес к ним не относится… ⇒
Зачем покупателю нужен мой товар? Существуют области, в которых ответ на этот вопрос очевиден, однако праздничный бизнес к ним не относится… ⇒
